Общие центры обслуживания (ОЦО) в последние годы стали активно внедрять как бизнес-структуры, так и госорганизации. ОЦО позволяют существенно экономить на расходах и скорости выполнения задач в таких сферах, как бухгалтерия, финансы, закупки, рекрутинг и т.п.
ОЦО наиболее эффективно показывают себя в крупных организациях, имеющих несколько подразделений, когда бизнес-процессы всей организации передаются в отдельные структуры. В отличие от аутсорсинга, структуры входят в состав организации.
В качестве примера можно назвать следующие сферы: бухгалтерия, финансовые отделы, отдел по закупкам, рекламы и маркетинга, кадровая служба. Благодаря централизации можно сократить расходы, оптимизировать штат, стандартизировать бизнес-процессы, избавив их от дублирующих функций, повысить качество.
Создание ОЦО можно поручить сотрудникам компании, но гораздо выгоднее с точки зрения временных и финансовых затрат обратиться к профессиональным, например, компании UCMS Group (https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/finance-and-accounting-shared-services/), не первый год занимающейся аутсорсингом бизнес-процессов.
Разработка и внедрение ОЦО проходит в рамках трех фаз:
- Аудит методологической базы для успешной операционной деятельности ОЦО
- Разработка унифицированной учетной политики
- Сопровождение запуска ОЦО
Первая фаза — подготовительная. Проводится анализ существующей ситуации, определяются риски и целевые показатели проекта. На втором этапе разрабатываются методологии и рекомендации, документация, начинается внедрение. Третья фаза отвечает за сопровождение и донастройку ОЦО в ходе практического использования.
Многие страны давно практикуют ОЦО, в России их стали внедрять с некоторым запозданием. Этому мешает порой инерционность мышления. Кроме того, при создании централизованных структур удаленные зачастую подразделения теряют часть функционала, нарушаются некоторые связи, снижается эффективность ряда процессов.
Поэтому нужно периодически пересматривать работу бизнес-процессов, которые были переданы в ОЦО, при необходимости производя изменения для повышения общей эффективности работы компании.